Precauciones Mínimas para la Firma de Documentos Digitales
La pandemia cambió muchas cosas y aceleró la transformación de lo análogo a lo digital, especialmente en nuestros sistemas jurídicos.
De esta manera, la justicia digital, los trámites en línea, las reuniones y la firma de contratos ha pasado del papel a la pantalla, de forma tan rápida, pero tan natural, que ahora vemos con total normalidad el firmar un documento en pdf o de incluir el escaneo de nuestra firma en diversos documentos legales.
Sin embargo, a pesar de la evolución que ha tenido la firma de documentos formales, es muy importante:
1) Tener cuidado con las Firmas Escaneadas: Aunque las Firmas Escaneadas han resultado ser una alternativa muy cómoda para incorporar a los documentos electrónicos, esta es quizás la firma más insegura y falsificable de todas, al punto de que si se firman todos los documentos con la misma firma escaneada, sin incluirle otra variante o código, podrá cualquier persona que tenga acceso a la misma duplicarla con facilidad e incluirla en un documento falso.
Lo mínimo que se recomienda con respecto a una firma escaneada es respaldarla al menos con un código personal y estarla cambiando con cierta frecuencia, llevando registro de qué documentos se firmaron con esa firma escaneada.
2) Saber que no toda firma es electrónica: Es común llamar «firma electrónica» a toda firma escaneada o imagen en un documento. Técnicamente no lo es. La firma electrónica es un código que se incluye en el mensaje, no la representación de la firma. Sin embargo, en ciertas circunstancias y con ciertos requisitos de autenticación incluso la firma escaneada se puede convertir en firma electrónica, pero se insiste, se debe tener un mecanismo técnico o jurídico que la convierta en este tipo de firma.
3) Asegurar que el documento se tendrá por auténtico: Uno de los mayores riesgos, además del de falsificación de la propia firma, es que la contraparte niegue que la firma es suya o que pretenda restarle validez a lo firmado.
Por ello, se debe tomar precauciones como tener confirmación de los documentos a través de los correos corporativos de las empresas, los personales de quien firma el documento, del whatsapp personal o corporativo o de firmar documentos físicos que den validez a los documentos que se produzcan electrónicamente e indiquen de qué manera se transmitirán los documentos.
4) Custodiar o tener copia de los documentos que se firmen: Finalmente, es vital que los documentos que se firmen estén adecuadamente almacenados o custodiados, ya sea en el computador propio, en la nube o en el sistema o software en el que se produzca la firma.
El adecuado archivo permitirá, de aparecer una versión alterada del documento, objetar su autenticidad ante cualquier autoridad y facilitará la labor probatoria.
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